Yar. Doç. Dr. Metin ATEŞHastane Yönetim Bilgi SistemiHastaneyönetim bilgi sistemi, hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerindekikarar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve bilgi yaymafonksiyonlarını üstlenen değişik kaynaklardan elde edilen verileribütünleyebilen sistemdir.
Hastane Yönetim Bilgi Sistemi;güvenlik ve bilgi erişim hasta kaydı ve endeks sistemi, poliklinik,klinik, tıbbi kayıt radyoloji, eczane, laboratuar, ameliyathane, doğumodası, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, bordro, personel, stokkontrol ihale dosyaları, satın alma, diyet planlaması, demirbaşlarıntakibi, v.b. alanlarında kullanılmaktadır.
Bilgi sistemininişlevi; ait olduğu kuruluşun bilgi taleplerini doğru, zamanında, tam veuygun biçimde karşılamaktır. Bir hastanenin günlük işlemler olarak;
- Hastaya ilişkin, başvuru, kabul, sağlık durumu, sevk ve taburcu kayıtları.
-Tanı ve tedaviye ilişkin hastaya uygulanan işlemler ve klinik,laboratuar, radyoloji, ameliyathane, eczane, terapi, diyet etkinlikleri
- Genel yönetime ilişkin personel, sabit tesis, cihaz ve malzeme durumları ve yönetimleri
-Mali işlere ilişkin muhasebe, müşteri hesapları,. vergilendirme vb.konular sayılabilir. İfade edilen bu konuları şu şekilde göstermekmümkündür.
Hastane bilgi sisteminden beklenen sadece günlükişlemleri kaydetmek ve izlemekle sınırlı kalmayıp, aynı zamandayönetime, denetim ve planlama işlevlerinde de yardımcı olmasıdır.
Bu açıklamalara dayanılarak hastane bilgi sistemini;
1. Yönetimi Desteklemeye İlişkin Sistemler
2. Tanı ve Tedaviyi Desteklemeye İlişkin Sistemler
3. Entegre (Tam Bütünleşik) Sistemler
4. Modüler Hastane Yönetim Bilgi Sistemi
olarak 4 ayrı grupta ele almak mümkündür.
1. Yönetimi Desteklemeye İlişkin SistemlerÜlkemizdeçok yaygın olmamakla birlikte bazı hastanelerde kurulan bilgisayarlargenellikle rutin faaliyetleri yerine getirmekte kullanılmaktadır.
Bubilgisayar sistemleri ile; hastadan alınan ücretlerinfaturalandırılmasından, malzeme takibine kadar pek çok işi takip etmekmümkündür. Günlük işlemlerin takibi yanında bilgisayarlar yönetimebilgi sağlamak amacıyla da kullanılmalıdır. Hastane yönetim bilgisistemi değişik biçimlerde kurulabilmektedir. İlk uygulamalarda genelamaçlı orta ve büyük boy bilgisayarlardan yararlanılmış minibilgisayarların piyasaya sürülmesi ile küçük kapasiteli hastaneler busistemi tercih etmişlerdir.
BALL-STANLEY hastane bilgi sistemlerini iki basamağa ayırmaktadır
Birincibasamak sistemler; veri toplama ve iletme servislerin istediği bilgiyiişleme, hasta masraflarının takip edilmesi, maliyet verilerini eldeetme ve günlük raporların hazırlanması gibi işlemleri yapmaktadır.Örneğin günlük boş yatak durumu, tahsil edilecek hesapların takibivb.lerinin yapılması.
İkinci basamak sistemler ise, birincibasamak sistemlerin işlevlerini aynen gördüğü gibi aynı zamandaservislerin görev ve isteklerine göre programlanan klinik bilgilerintutulması ve hastalık kayıtlarının işlenmesi görevini deüstlenmektedir.
Hastane yönetim bilgi sistemi genellikle; kaynak kullanımı veprogramlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme vetesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuşbir bütünleşik (entegre) yönetim bilgi sistemidir. Bu alt sistemlersırasıyla incelenecektir.
a. Kaynak Kullanımı ve Programlama Sistemi
Yüksekbir enflasyon .ortamında ihtiyaçların çok büyük parasal yatırımgerektirmesi ve kaynakların gittikçe azalması, etkin kaynak kullanımınıgündeme getirmektedir. A.B.D.'deki bir çok hastanede dolu yatakoranını, klinik ve acil servis faaliyetlerini, malzeme ve cihazkullanımını programlamak ve izlemek üzere bilgi sistemlerigeliştirilmiştir. Bu suretle etkin bir kaynak dağılımıgerçekleştirilmekte ve hastalara da kolaylık sağlanmış olmaktadır.Özellikle hastanın yatış günü ve ameliyat gününün öncedenbelirlenmesinde bu sistem çok yararlı olmaktadır. Bilgi sistem programı; daha önce hastaneye kabul edilmiş hastaların tanı, operasyon vetedavilerinin sonuçları ve hastanın yaşı cinsiyeti gibi verileredayanarak hesaplanan ortalama yatış ve işlem sürelerininbelirlenmesinde ve yeni başvuruları değerlendirmede kullanılabilir. Budeğerlendirme sonucuna göre gelecek günlerin hasta kabul sırası veyoğunluğu belirlenebilir.
Yukarıda sözü edilen sistemin bir benzeri Massachusetts Genel Hastanesi Boston'da 1968 yılından beri işlevdedir.
Sistem;kaynakların kullanımı konusunda yapılan çalışmalardan sonrakurulmuştur. Yatak işgal orariı dahili hastalıklar servisi için % 30ile % 100 arasında olması düşünülmüştür. Benzer olarak cerrahi alandakikullanım alt limiti o/a 25, üst limit % 79 olacak şekildetasarlanmıştır.
Elde edilen raporlar hasta kabul personelinehastanede yatan hastaların durumları hakkında ve mevcut boş yataklarile ilgili bilgi sağlar. Bu sistem sayesinde personel ve servislerindaha ekonomik kullanımı servisler arası hasta aktarımı ve personeldesteği sağlanmış olur.
Polikliniklerde ön kayıt ve randevusistemi daha da önemli ve gereklidir. Bilgi sistemi, her başvurudakabul gün ve saatini bildirecek biçimde düzenlenmiştir. Ayrıca analizyoluyla da kliniklerde hasta tiplerine, haftanın günlerine ve gününsaatlerine göre "Boş geçen zaman" oranları hesaplanabilir. Bu bilgi,hastane yöneticilerine görev dağıtımının programlanmasında yardımcıolmaktadır. Kabul edilecek hastaların bir gün önceden otomatik olarak.verilmesi, kliniklerin hasta kayıtlarının tutulmasında dakullanılmaktadır. Poliklinikler için bilgi sistemi kurulması ile ilgiliönemli bir çalışma yine Massachusetts genel hastanesinde yapılmıştır.Sistem aynı zamanda bir hasta dosya indeksini de içerir. Bu dosya; herhasta için düzenlenir ve hasta ile ilgili kişisel bilgiler bu dosya dayer alır ve istendiğinde bu dosyadaki veriler geri çağrılabilir.
Kısacakaynak kullanımı ve programlama sistemi, hastane kaynaklarından en iyişekilde yararlanma, talebi karşılama, bütçe düzenleme, orta ve uzundönem planlama konularında hastane yöneticisine yol göstericiolmaktadır.
b. Mali Yönetim Bilgi Sistemi
Maliyetlerinhızla yükseldiği ve mali yönden hesap verme sorumluluğunun ve hesapverilecek makamların hızla arttığı talep çağında hastane yöneticilerişiddetli bir biçimde güvenilir mali yönetim sisteminin gerekliliğinihissetmektedirler.
Genellikle hastanelerde bilgisayarkullanımı ilk olarak mali bilgi sistemi alanında olmuştur. Sağlıkhizmetleri alanında en önemli sorununun, bu gün olduğu gibi geçmişte degelir-gider dengesinin sağlanarak sağlam bir yapı içerisinde büyümekolduğu bilinmektedir. Mali bilgi sistemi, hastanelerde verimlilikperformansının ne olduğunu gösterme açısından yöneticilerinvazgeçemeyecekleri bir konudur. Bir mali yönetim bilgi sistemininamaçları şu şekilde sıralanabilir
- Günlük muhasebe işlemlerini yürütmek,
- Yatırım kararlarında giderin en aza indirilmesi için gerekli sayısal bilgileri sağlamak,
- Etkin bir mali işlemler alt bilgi sistemi kurmak,
- Mali işlemlerin denetim ve değerlendirilmesinde kullanılacak mali raporları hazırlamak.
Birhastanede, mali yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi için önce iyibir muhasebe sisteminin kurulması gerekmektedir. Muhasebe; parasalyönden bilgi sağlamak üzere veri toplama, birleştirme, özetleme, analizetme ve elde edilen sonucu rakamsal olarak ifade etme biçimindetanımlanmaktadır .
Hastane muhasebe sistemi ise; hastaneişletmesi hakkında parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplar,bunları birleştirir,analiz eder ve raporlar hazırlayarak yöneticilerin(Hastane müdürü, Başhekim, Yönetim kurulu)bu konular dabilgilendirilmesini sağlar. Bir hastane bilgi sistemi içinde sistemanalisti mevcut muhasebe işlemlerini bilgisayara uyarlarken muhasebecive ilgili memurlar ile çalışmalıdır. Çünkü ortak bir sistemin iyi birşekilde kurulması ancak düzenli bir işbirliği ile mümkündür. Tahsilolunacak alacakların belirlenmesi için hastanenin mali işlemleri birbütün olarak ele alınmalıdır. Mali yönetim bilgi işlem süreci hastakabulünden başlayıp yapılan her türlü harcamanın listelenmesi ve toplammiktarın tahsil edilmesine kadar devam etmelidir.
Hastane malibilgi sistemlerinin kurulmasında iki farklı yöntem söz konusudur.Bunlardan birincisi; hastane mali yönetimi ve muhasebesinin her birimiçin bağımsız olarak kurulması, ikincisi ise her birimdeki bilgisayarınbirbiri ile ilişkili olarak planlama, takip ve denetleme işleviniyürütecek şekilde tam bütünleşik bir mali yönetim bilgi sistemininkurulmasıdır. Kısaca birinci sistemde her birimdeki faaliyet diğerbirimlerden bağımsız, ikinci sistem ise bütünleşik bir yapıdadır.
Bağımsız mali alt sistem aşağıdaki konuları içerir;
- Bordro hazırlama ve hesap çıkarma ( Personel veri sisteminden gerekli bilgiler alınır),
- Yapılacak ödemelerin hesabı (Satın alma birimi ile koordine edilir),
- Yapılan masrafların tahsil edilmesi, hasta ve üçüncü şahısların borçlarının hesabı ve tahsil edilmesi,
- Ana defter (Defter-i kebir) hesabı,
- Genel giderlerin paylaştırılması için gider dağıtım sistemi,
- İlgili kişi ve kuruluşlara sunulacak mali raporları hazırlama,
- Bütçe düzenleme ve bütçe denetimi.
İkincisistem olan tam bütünleşik mali yönetim sistemi ise; yönetimin herdüzeyi için gerekli zamanlarda ve anlamlı bilgiler sağlayamaya yönelikgeliştirilmektedir. Kaliforniya Üniversitesi, Los Angles hastaneleriiçin böyle bir sistem kurulmuştur. Bu sistem 65 ana bilgisayarprogramını içermekte ve 36 değişik rapor hazırlayabilmektedir
Aynızamanda A.B.D.'de diğer bazı büyük hastaneler için de özel olarak tambütünleşik mali yönetim bilgi sistemleri geliştirilmiştir.
c. Malzeme ve Tesis Yönetim Bilgi Sistemi
Yönetimebilgi sağlayan başlıca araçlardan olan bilgisayarlar tesisler vemalzemelerin daha verimli yönetiminde hastanelere yardımcı olmaktadır.Örneğin satın alma, envanter denetimi, yiyecek yönetimi ve yemeklistesi hazırlama, tesis bakımlarını izleme, enerji yönetimi, projeleriprogramlama, ve denetim konuları bu kapsam da yer alan bazı konulardır.
Hastanelerde araç-gereç ve malzeme istekleri bilgisayardestekli satın alma sistemine girdi olarak verilir. Bu isteklerbilgisayara girer ve mali denetim için bütçe izni bakımındankarşılaştırılır. Malzeme hesabının aşılmış olması halinde uyarılır veizlenmesi için ilgili denetçiye iletilir. Bütçe hesabından onayalınırsa, bilgisayar sipariş talimatını oluşturur.Malzeme teslimalınınca da alındı kaydı bilgisayara verilir ve ilk kayıt ilekarşılaştırılır. Otomatik satın alma sistemlerinin çoğu, hastane ödemeemri hesabına doğrudan bağlı bulunmaktadır. Bazıları ise, seçilmişkalemleri otomatik olarak yeniden sipariş verebilmektedir.
"PhoenixBaptist" hastanesi tıbbi ve cerrahi tedariklerden büro malzemeleritedarikine kadar 1000 standart stok maddesi için bir otomatik kontrolsistemi işletmektedir. Bu hastanede bütünleşik (entegre) bir bilgiyönetim sistemi mevcuttur. Sistem, bir haftalık gelir analiz raporuverebilmektedir. Bu rapor, her madde için maliyeti, alımlarınniteliğini, eldeki mevcut stok durumunu, tekrar düzenlenen noktaları,stok dışı şartları, otomatik olarak vermesi gerekli bilgileri içerecekşekilde vermektedir.
Bilgisayar destekli mönü planlaması sonyıllarda hastanelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Hastalara dengelive istenilen nitelikte yemek hazırlamak üzere, yeterli kalori değerindeve diyet koşullarında gerekli malzeme miktarları, birim fiyatları vehazırlama kuralları bilgisayara verilmektedir. Bilgisayar destekliolarak en az giderle ve diyet koşullarına uygun yemek mönülerihazırlanabilir. Hastaneler için bilgisayar destekli özel mönüplanlaması yapan paket programlar da alınabilir.
Hastanedemevcut araç-gereç ve cihazların bakım işlerinin programlanması ve bukonuda rapor hazırlamak amacı ile de sistemler geliştirilmiştir. Busistemler, denetçi raporları, yedek parça envanter denetimi, bakımgideri gibi işlevleri üstlenmektedir. Ayrıca, hastane yöneticisimalzeme tesis yönetim sisteminden işgücü dağıtımı, görevlilerin vekaynak kullanımının denetimi gibi konularda da yararlanabilmektedir
Endüstride olduğu gibi hastane işletmelerinde de enerji tasarrufu önemli biryer işgal etmektedir. Bu konuda hastanede enerji kullanımını izlemeküzere, paket programlar geliştirilmiştir. Bilgisayar destekli bu modelde gerçek kullanım miktarı ile hesapla bulunan ihtiyaç miktarıkarşılaştırılmakta ve tasarruf olanakları araştırılmaktadır.
Enerjitasarrufu A.B.D.'de bütün büyük endüstriler için problem olduğudönemlerde hastaneler için de bu problem geçerli olmuştur. Bilgisayarpaket programları enerji problemini çözmede hastaneler tarafından dakullanılmıştır.
Hastanelerde zaman zaman yeni inşaat vedeğişiklik projeleri yapılması gerekir. Bilindiği gibi proje yönetimineyardımcı olmak amacıyla da bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. PERTtekniği, (program değerlendirme ve denetleme tekniği) bilgisayaruyarlaması, projelerin hazırlanması ve denetimini kolaylaştıran birtekniktir. Sistemin kullanıcısı önce bir iş ağı (Network)oluşturmalıdır. Bu ağ, projeyi tamamlamak için gerekli tümfaaliyetleri, bu faaliyetlerin birbiri ile karşılıklı ilişkilerini veardışık durumlarını, her faaliyeti tamamlamada zaman tahminlerinigöstermelidir. Bilgisayar, bu verilere göre projenin bitirilmesi içinkritik yolu belirlemektedir. Her faaliyet tamamlandıkça, gerçek sürebilgisayara verilerek program tekrar işletilmekte ve geride kalan işleriçin yeni bir iş programı düzenlenmektedir. Bu sistem, hastane yatırımprojelerinin dinamik programlanması ve denetimi için çok uygun biraraçtır. Bu konu ile ilgili hazır paket programları dakullanılabilmektedir.
Hastane yönetiminde bilgisayar desteklimalzeme yönetim bilgi sistemine geçilmesinin en önemli sebeplerindenbiri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her tür malzemenin yönetimkademesi tarafından takip ve kontrolünün yapılabilmesini sağlamaktır.Her tür demirbaş ve sarf malzemesinin tüketimi yönetim tarafından sıkıbir şekilde denetlenebildiği takdirde hastanenin gelir gider dengesinioptimum düzeyde tutmak daha kolay olacaktır.
Bilindiği gibihastanelerde demirbaş ve sarf malzemeleri olmak üzere iki tür malzemevardır. Sarf malzemeleri genelde tıbbi amaçlı olabildiği gibi mutfakçamaşırhane gibi ünitelere alınmış gıda ve temizlik malzemelerindeolabilir. Burada önemli olan malzemenin içeriği değil malzeme yönetimbilgi sistemi tarafından bu malzemelerin kabulünden sarfına kadarizlenmesidir. İzleme faaliyeti kurulacak bilgisayar desteği ilesağlanabilir. Bu sistem hastane genelinde tüm malzemenin kontrolünühızlı bir şekilde yapan bir otomasyon sistemidir.
Malzemeninkabulü, hastanenin ihtiyaç olarak tespit ettiği kalemlerin uygun birprosedür içerisinde satın alınarak hastaneye girişinin yapılmasını,malzemenin kullanım safhası ise, hastaneye alınmış olan malzemeleringerek hastane içinde stoklanarak, gerekse stok yapılmadan kullanımınıyöneten fonksiyonları içermektedir. Bu iki temel faaliyetin yerinegetirilmesinde yönetim bilgi sistemi prensipleri kullanılır.
a. Personel Yönetim Bilgi Sistemi
Personel bir hastanenin enönemli kaynağıdır. Bu önemli kaynağın elde tutulabilmesi için birhastane bütçesinin % 60 - 70 'inin personel giderlerine ve sosyalyardımlara ayrılmakta da olduğu bilinen bir gerçektir. İşgücüplanlaması ve verimlilik analizi konularında da yararlanmak üzerehastanede iyi bir personel yönetim bilgi sistemine ihtiyaç vardır.Hastane personel yönetim bilgi sisteminde yer alacak bazı önemlifonksiyonları şu şekilde sıralamak mümkündür.
(1) Hastane personelinin özlük dosyalarının tutulması ve saklanması.
(2) Gerekli durumlarda bu dosyalardan bilgi alma ve yeni kayıtların ilave edilmesi.
(3) Otomatik olarak görev denetiminin sağlanması.
(4) Hastanenin her maliyet merkezine ait çalışma analiz raporlarının çıkartılması.
(5) Personel problemlerini açığa çıkaracak raporların alınması, örneğin nöbet problemi ve işe devamsızlık.
(6) Çalışanların özel yetenek ve belge durumlarının bilinmesi.
(7) Hastane ücret bordrosu sistemine bağlı olarak personel giderlerinin maliyet dağılımının hesaplanması.
(
Personelin verimliliği ve kalite kontrolü ile ilgili bilgi sağlanması.
Youngtownhastane birliği (OHIO-A.B.D) 832 yatak kapasiteli sisteme hizmet edenve iki birimden oluşan. bir otomatik personel bilgi sisteminikurmuştur. Bu sistemin amaçları şu şekilde ifade edilmiştir:
-İş görev tanımları hakkında bilgi üretmek. Bu bilgi işe müracaat edenkişiye yapacağı işin içeriğini ve ödenecek ücreti bildirir,
- Personel giderlerinin sabit tutulması, dengelenmesi, ve azaltılmasını sağlamak.
- Kırtasiye giderlerinin azaltılmasını sağlamak.
-Bütçe tahmini, işgücü analizi, kalite kontrolü, ve verimlilikstandartlarının geliştirilmesi, devam durumunun analizi için personelbölümü olarak gerekli sayısal verilerin alınmasını sağlamak.
Bilgisayarsistemi tarafından üretilen raporlar, Aylık personel analizi, Üç aylıkdevamsızlık raporları, bölümler arasındaki üretkenlik, verimlilikraporları, yetkili şahıslar tarafından talep edildiğinde alınabilir. Busistemin insan gücü kullanılârak yapılandan daha güvenilir ve ucuzolduğu bildirilmiştir.
Detroit (Michigan) Hutzel hastanesindebordrolama sistemine bağlı bir personel yönetim bilgi sistemikurulmuştur . Bu sistemin en büyük amacı, yöneticilere ve servislerdekibölüm sorumlularına personel giderlerine ait maliyet analizleriniyapması ve bir maliyet veri grubu oluşturmasıdır.
Bu hastanedeyapılan tespitler sonucunda 1970 yılında bir önceki yıla nazaran toplamişçi çalışma saatlerinde % 10 luk bir artış olduğu, tespit edilmiştir.
Personelyönetim bilgi sistemi, iş yükü analizleri yaparak hastanenin elemanihtiyacını gösterecek şekilde de dizayn edilebilmektedir.
Ayrıca bu sistemde personel grevleri boyunca kullanılmak maksadıyla özel bir insan gücü temin sisteminde geliştirilmiştir.
2. Tanı ve Tedaviyi Desteklemeye İlişkin SistemlerTanıve tedavi konuları ile ilgili bilgi sistemlerine hastane yönetimindeolduğu kadar ilgi gösterilmemiştir. Bu konu hastane bilgi sistemininbir parçası olduğu dikkate alınarak kısaca incelenecektir. Ancak1960'lı yıllardan sonra A.B.D' de bazı üniversite ve araştırmahastanelerinde genelleşmiş klinik bilgi sistemlerini geliştirmeyeyönelik çabalar yoğunluk kazanmış ve bu konuda istenilen başarısağlanmaya çalışılmıştır. Klinik bilgi sistemlerinin geliştirilmesindeyönetim bilgi sistemlerine nazaran bazı olumsuzluklar ve güçlükleryaşanmıştır. Bu tür çalışmalar büyük bir finans kaynağı ve emek gücügerektirmektedir. Bu istemlerin çok güvenilir ve dikkatli bir tasarımınsonucu olması şarttır. Bu bilgi sistemlerinin güvenilirliğinisağlayabilmek için bazı özel şartların yerine getirilmesi gerekir. Buşartları ise şu şekilde sıralayabiliriz.
- Sistemleri kullanacak personel dikkatli seçilmiş ve iyi yetiştirilmiş olmalıdır.
- Bilgisayar sistemlerinin ve yazılımının kullanılmasında, güvenliğin, gizliliğinin mutlaka sağlanması gerekir.
Doktorunkarar vermesine yardımcı olmak üzere, hastaya ait veriler ile tıbbibilgileri karşılaştıran sistemlerde iki ayrı yöntem söz konusudur.Birinci sistemlerde doğrudan sinyal işlemleri uygulanmaktadır(Elektrokardiogramın yorumlanması ve elektrosefalogramların analizikonularında uygulanmaktadır). İkinci sistemlerde ise tıbbi düşünceyürütme ve karar verme beklenmektedir. Burada alınan tahlil sonuçlarınagöre değerlendirme yapılır.
Klinik konularda düşünce yürütenve karar veren sistemler henüz tam güvenilir olmayıp, bir uzmandoktorun, yerini asla tutamazlar. Bu açıdan bakıldığında yönetimidesteklemeye ilişkin sistemlerden elde edilen bilgiler klinik bilgilerenazaran daha güvenilir olarak kabul edilebilir.
Bilgisayardanelde edilen ve tanıya yardımcı olan bilgiler yanında hastayı izleme vetedavi konularında yararlanmak üzere bir takım sistemler degeliştirilmiştir. Bu konuda; Bilgisayarda oluşturulan tedavi protokolüve uyarı sistemleri, Radyasyon tedavisini planlama sistemleri,Bilgisayarlı hasta takip sistemleri ilginç örneklerdir.
a. Bilgisayar Destekli Hasta Takip Bilgi Sistemi
Hasta takipsistemlerinde bilgisayar, hastanın yaşam sinyallerini sürekli olarakizlemek ve periyodik olarak fizyolojik verilerini göstermek işleviniüstlenmektedir. İlk aşamada hastaya bağlanan izleme donanımından eldeedilen analog veri, bilgisayarda işlenecek ve görüntülenecek biçimdesayısala (digitale) dönüştürülür. Bu veriler bellekte saklanarak,periyodik olarak ya da istenildiğinde görüntülenir.
Buradaamaç, öğretim ve eğitimdir. Bilgisayar programları, programlanmışdüşünme ve karar verme kurallarına göre klinik verilerine trendanalizleri uygulanarak, sınırlı verileri genişletmektedir. Trendverileri hasta sinyallerinin zaman içerisindeki değişimini görüntüdenizlemeye de yaramaktadır. Hasta izleme sistemi; yoğun bakım servisinde,hasta yatağının yanında bulundurulacağı gibi bilgi aktarımı amacı ileuzaktaki bir yoğun bakım merkezine de bağlanabilmektedir.
Hastatakibi sisteminde kalp atışı, kan basıncı, hasta ısısı gibifonksiyonlar anında bilgisayar ekranından izlenebilmektedir. Yoğunbakım üniti olarak bilinen bu sistem hasta bakımını, kayıt tutmayı vepersonel kullanımını düzenleme amaçları ile Michael Rees Hastanesinde(Chicago) geliştirilmiştir.
b. Bilgisayar Destekli Hasta Kayıtlarını Tutma Bilgi Sistemi
Hastalıkkayıtlarının tedavi ve bakım süresince tutulması bir anlamda tümhastanelerde bir zorunluluktur.Buradaki sistemin kolaylığı hastanınyattığı andan itibaren hastaneden çıkıncaya kadar geçen zamanda tıbbikayıtlarının bilgisayar ortamında bir arşiv oluşturularak tutulmasıdır.Taburcu olunca da bir arşiv kaydı verilir. Hastanın tekrar başvurusundaya da ayakta tedavisinde bu arşiv kaydı esas alınır.Hastalık kayıtlarıaynı zamanda doküman olarak bir denetim aracı ve doktor muayenelerindede bir başvuru kaynağıdır. Özellikle eğitim hastanelerinde,araştırmalara veri tabanı olarak hizmet gören bir kaynak sayılmaktadır.Bu nedenlerle hastalık kayıtlarının dikkatli bir şekilde tutulmasıgerekmektedir.
Hastalık kayıtları yönetiminde bilgisayardesteği büyük yarar sağlamaktadır. Bu sistem ; genelde hastalarınkimlik bilgilerini, hastalığın sınıflamasını, demografik faktörlerçerçevesinde kayıtların indekslenmesini içerir. Böylece herhangi biraraştırma ve denetimde kayıtları geri çağırmak mümkündür. Bazısistemler, bağlı sistem olarak geri çağırma olanağına sahiptirler. Buşekilde hastalık kayıt özetleri acil serviste, ayakta tedavi görenkliniklerde ve başvuru bürolarındaki terminal ekranlarında görülebilir.
c. Bilgisayar Destekli Laboratuar ve Eczane Bilgi Sistemi
Laboratuarbilgi sistemleri; test işlemlerini otomatik olarak yapmak ve Laboratuarverilerini işlemek biçiminde, iki aşamalı işlevi üstlenmektedir. Testyapan Laboratuar aletlerini bilgisayara bağlayarak bulgularınsonuçlarının alınması ve hasta dosyasına işlenmesi sağlanır. Birhastanede Laboratuar bilgi sistemi her birimde bağımsız olarakçalışabileceği gibi Laboratuar otomasyon sistemine de bağlanarak daçalışabilir. Bir Laboratuar bilgi işlem sistemi; test isteklerininkaydı, örnek toplanmasını programlama ve test işlemleri, tamamlanantest sonuçlarını kaydetme, ilgili yere hemen iletilmesi gereken testraporlarını düzenleme, hastaya ait test özetlerini hazırlama,laboratuara ait istatistik bilgileri çıkarma, laboratuarın yönetimkademesince denetimi ve kalite kontrolü için gerekli kayıtları tutmaişlevini üstlenmektedir.
Komple bir Laboratuar bilgisisteminden beklenen alet otomasyonu ile bilgi işlem fonksiyonlarınınbirlikte yürütüldüğü bir yönetim bilgi sistemidir. Böylece hastadantest örneği alındıktan sonra, otomatik olarak bütün işlemler tamamlanırve sonuç bildirilerek kayıt edilir. Hastaneye ait otomatik Laboratuarbilgi sisteminin hastane bilgi sistemine bağlanması gereklidir. Sebebiise, test sonuçları merkez hasta veri dosyasına girmeli ve tamamlanantestlerin numara ve tipleri hasta muhasebe kayıtlarına geçirilerek,parasal karşılığı çıkarılmalıdır
Hastane eczanelerinde de genişbir bilgi işlem ihtiyacı mevcuttur. İlaçların siparişi, stoklanması, vedağıtımının dikkatli biçimde denetimi, az da olsa tıbbi hatalardansakınmak üzere güvenli kayıtlar tutmak ve saklamak bir zorunlulukolarak karşımıza çıkmaktadır. Aynı zamanda muhasebe ve karlılıkhesapları için de bilgi sistemine ihtiyaç duyulur. Eczane bilgisistemleri de; bağımsız ya da hastane bilgi sistemine entegre olarakçalışabilmektedir. Genelde bağımsız eczane bilgi sistemleri, zehirliilaçların denetimi, ilaç siparişi ve envanter kontrolü, hastalara ilaçdağıtımının denetimi, ilaçlarla ilgili bilgi birikiminin oluşturulmasıve hasta borçlarının hesaplanması konularına yönelik geliştirilmiştir.
Hastanebilgi sistem merkezine bağlı eczane bilgi sistemlerinde, hastaneyöneticileri veya yetkililer kullandıkları bilgisayar vasıtasıylaverilen ilaçları eczane bilgi sistemine girerek anında görme vedenetleme imkanına sahiptirler
Merkezi bilgi yönetim sisteminesahip eczane sistemlerinde ilaç siparişleri,hastanın muayene.veyatedavi olduğu servislerdeki terminallerden giriş yapılarak verilir.İlaç isteği hastanın kimliği eklenmiş ve etiketli basılı kağıt halindeeczaneye iletilir. Bu sistemde ilaç stokunu takip ve hasta borcununçıkartılması işlemleri otomatik olarak yapılır.
Entegre (Tam Bütünleşik) Hastane Yönetim Bilgi SistemiTambütünleşik bilgi sistemlerinde amaç, hastanedeki tüm ana bilgi sistemifonksiyonlarının bir arada bağlantılı (entegre ) olarak yürütülmesidir.Hastane entegre bilgi sistemi kavramı kapsamında yer alan, konular şuşekilde ifade edilmiştir.
a. Hastane Genel Bilgi Sistemi:
Hastanedeyapılan günlük işlemleri kolaylaştırmak amacı ile ,tüm hastane içindizayn edilmiş bir bağlı (on-line) sistemin kurulmasıdır.
b. Tıbbi Bilgi Sistemi
Tanı ve tedavi gibi konularda, tıbbi yorumlarda bulunmaya yardımcı olan, veri toplayan ve işleyen bir sistemdir.
c. Yönetim Bilgi Sistemi:
Hastaneyönetiminde düşünce yürütme ve karar verme, planlama ve denetimgörevlerinde yararlanmak amacıyla verileri toplayan ve işleyen birsistemdir.
d.Veri Tabanı Yönetim Sistemi:
Kullanılacağıprogramlardan bağımsız olarak, birbiri ile ilişkili görülenolabildiğince çok veriyi toplamak, bu verileri gerektiğinde geriçağrılarak ve özel raporlar haline getirilebilecek nitelikteki genelbir format içerisinde saklama işlemlerini gerçekleştirir.
Tamentegre hastane bilgi sistemlerinde hem tıbbi hem de yönetimsistemlerinin bir arada bulunması gerekmemektedir.Fakat sisteme her ikibilgi sisteminin de elemanları az yada çok ölçüde katılmaktadır.Çünküher hastane bilgi sisteminde veri dosyası oluşturmak ve saklamak üzerebir veri tabanı tekniği uygulanmaktadır. Bu çerçevede;
-Hastanelerde anahtar bölgelere yerleştirilmiş olan özel terminallervasıtasıyla on-line sistemi ile doğrudan veri girişinin sağlanması,geri çağrılması ve görüntülenmesi,
- Hastanenin istenen her birimine bilgi iletilebilmesi için otomatik bilgi gönderecek sistemin kurulması,
- Hastanedeki günlük işlerin birleştirilmesi ile, sistemin bir bütünü oluşturması,
-Tam bütünleşik sistemin kurulmasında;veri dosyalarının düzenli olması,veri tanımlarının kullanılması, bilgi işleme ve alt sistemler arasındabilgi işlem yöntemlerinin otomatik yürütülmesi koşullarının yerinegetirilmesi beklenmektedir.
Hastane faaliyetlerine yönelikgeliştirilen entegre hastane bilgi yönetim sistemi, bir hastanenin tümuygulamalarına cevap verebilecek özellikte hazırlanmış tıbbi, idari vemali bilgi bütünlüğünü entegre bir ortamda sağlayan organizasyonetkinliğini artıran bir uygulama yazılımıdır. Bu yazılım paketi ilehastanelerin personel kullanılarak izlenen özel veya genel çalışmaları,bilgisayar ortamına taşınır. Hastanenin bilgi akışının doğruluğu, hızıve güvenliği artarken hastane genelinde ve bölüm seviyesinde mevcutfonksiyona yararlı bir çözüm sağlanır.
Hastaneler, insansağlığı ile ilgili yoğun kapasitede veriyi işler, kontrol eder vesaklar. Bütün faaliyetler boyunca bu veriler, muhtelif yerlerdenhastanın dosya veya dosyalarına değişik formatlarda ve ortamlardadoldurulur, her birimde de değişik amaçlı yorumlanır. Her yorum ve esasolan bilgi, ihtiyaç duyulduğunda erişilmek için arşivlenir İştekurulacak entegre bilgi yönetim sistemi gerektiğinde erişilmek üzere bubilgi birikiminin oluşturulmasını sağlar.
Kullanıcıişlevselliği bakımından modüler olan bir yapının, tüm sistem boyuncaentegre bir veri tabanı içerisinde tüm bu modüler işlevleri birleştirenözelliğe sahip olması gereklidir. Hastanın Laboratuar tahlilleri ileilgili istekler; isteği yapan bölümün işlevi olduğu kadar bu istekleilgili tahsilat ve sonuç girme işlemini yapan tahakkuk bürosu, vezne,Laboratuar gibi bölümleri de ilgilendirmektedir.
Entegre yapıbirimler arasında oluşmaya başladıkça kuruluşun elle doldurulmuş belgetutma ve takip etme ihtiyacı ortadan kalkmaya, gereksiz olmayabaşlayacaktır. Ancak, terminallerin ulaşmadığı birimler var ise bu türbirimlerin sisteme katılmamalarından dolayı genel sistem akışınınbozulmamasını sağlayacak bir entegre yapı oluşturulmalıdır.
Modüleryapı içerisinde donanımlar dağıtılmış olabilir (Laboratuarda, Eczanede,Acil serviste, Radyolojide ayrı sistemlerin olması gibi). Buradaentegre yapı yazılımı, donanımın dağılmış olmasını gözetmeksizinbütünde tek bir sistem olarak çalışabilme özelliğini gösterecek yapıdaolmalıdır.
Birden fazla birimi (Modülü) ilgilendiren tek kalemistekler olabilir (Check-up gibi) Entegre olmayan bir yapıda Check-upile ilgili istekler Poliklinikten, Laboratuardan, Radyoloji bölümündenayrı ayrı yapılmak zorundadır.
Hastaneler için kurulacakentegre bilgi yönetim sistemi belli başlı standardı olmayan bu sektöründinamizmine uygun bir esnekliğe sahip olmalıdır. Hastanelerdekikullanıcıların farklı kesimlerden oluşması (Doktorlar, Hemşireler,Memurlar, Yöneticiler, Diğer görevliler v.b.) kullanılacak yazılımınbelli bir esnekliğe (kolay kullanım, parametrik yapı) sahip olmasızorunluluğunu getirmektedir. Bu denli farklı uçlardan oluşan kullanıcıkitlesinde kullanım bir kesime kolay gelirken diğerine de zorgelebilir. Bu nedenle kullanılacak entegre sistem her türlü sonkullanıcının yaptığı işe yatkın ve kullanıcısına hitap edebilecekesnekliğe sahip olmalıdır. Yazılım esnekliği yanında yazılımın üzerindeçalıştığı veri tabanı, işletim sistemi ve donanımında aynı esnekliğesahip olması gereklidir.
Kurulacak entegre yönetim bilgisisteminin esnek bir menüye sahip olması, kullanıcıların rollerinintanımlanmasını ve iş organizasyonuna göre baştan tanımlanmışgörevlerine göre hareket etmesini sağlayacaktır. Bu esneklik içerisindekullanıcının görev tanımında değişiklikler oluştukça sisteme yenifonksiyonları tanıtabilecektir. Örneğin, Laboratuarda sadece kan almaişlemi yapan kişinin karşısında olması gereken ekranın hiç bir fazlabilgiye gerek olmadan sadece kendi işi ile ilgili olarak "kan alma vetest onaylama" menü seçeneğinin olması hem eğitimi hem de uygulamayageçişi kolaylaştıracaktır.
Entegre hastane yönetim bilgisistemi kuruluş aşamasında sistemin;donanım, işletim sistemi, veritabanı belirlenirken kuruluş ihtiyacının ne olduğu ön planda tutulmalı,kullanışsız bir donanım veya yazılım sahibi olma riski konu ile ilgiliolanlarca göz önünde bulundurulmalıdır.
Entegre hastane yönetim bilgi sistemi incelenirken üzerinde durulmasıgereken diğer bir nokta da Tanı Gruplarına Dayalı Entegre Sistemlerdir.Bu sistem A.B.D. deki hastanelerde hastalara ait tıbbi kayıtlar ilemuhasebe verilerinin birleştirilerek karma olay (case mix) halinde tanıgruplarına göre ortalama giderleri saptamak amacıyla kullanılmıştır. Buülkede ön ödeme yönteminin uygulanmaya başlanması nedeniyle tanıgrupları bazında ortalama gider hesaplarının yapılması gereğidoğmuştur. Bu sistem sayesinde elde edilen ,veriler, (ortalamadeğerler) ön ödemeye esas teşkil ettiği gibi, hastanenin kaynakkullanımı analizlerinde de yararlı olmaktadır. Ayrıca, elde edilenveriler, pazarlama, bütçe, gelir ve gider denetimi, kalite güvenliğigibi pek çok konularda yönetime gerekli bilgileri sağlayabilmektedir.
Karmaolay (case-mix) yönteminde, benzer hastaları gruplamak için birsınıflama şemasının belirlenmesi gereklidir. En yaygın uygulanan şekli,tanı grupları oluşturmaktır. Tanı gruplarına göre ayırım, hasta taburcuözetlerinden yapılır. Her hasta ile ilgili olarak başvuru aşamasındanitibaren, hastanın kimliği, yapılan muayene, Laboratuar testleri,uygulanan tedavi ve bakım ile bu işlemlere ait giderler bilgisayaraveri olarak verilir. Bu veriler sistem tarafından karma olay gruplarınagöre sınıflandırılır ve kullanıcıya yararlı biçimde işlenir. Tanıgruplarına dayalı karma olay bilgi sisteminin çıktıları kullanıcıyagöre değişmektedir. Genel olarak tanımlayıcı, karşılaştırmalı, toplu(özet) raporlar şeklindedir.
Tanımlayıcı raporlar hastanegrubu veya bölge düzeyinde hastaların karma olay istatistiklerinivermektedir. Örneğin belli bir yıl içinde her bir tanı grubundaki hastasayısı ve ortalama yatış sürelerini gösteren bir rapor buna örnektir.
Karşılaştırmalıraporlar, çok sayıda hastane, doktor ya da değişik ölçütlere görehazırlanmış hastalara ait istatistiklerin birbiri ilekarşılaştırılmasını içerir.
Özet raporlar ise elde edilen bilgilerin, ortalama, oran yüzde gibi değerlerle özetlenmesini ifade eder.
Modüler Hastane Yönetim Bilgi SistemiHastanelerentegre uygulamalar için önemli bir platform olduğu gibi farklı işletimve uygulama ortamlarının kendi içlerinde ve diğer birimlerle olanilişkilerini de kapsar (Laboratuar, Radyoloji, Nükleer Tıp, Poliklinik,Hasta kabul, Eczane gibi). Bu bölümlerdeki faaliyetler göz önünealındığında modüler bir tasarım yapılması gereği ortaya çıkmaktadır.Ancak modüler yapı entegre sistem ile uyumlu hale getirilmediğitakdirde birimler birbirinin işleyişinden habersiz olarak sonuçbekleyici bir biçimde faaliyetlerini sürdüreceklerdir.
Modüleryapı kuruluşun ilk yatırım maliyetini düşürür. Özellikle safhalarabölünmüş kuruluş işlemlerinde ilk elde demode olabilecek büyük donanımyatırımının yapılmasına gerek kalmayacaktır. Örneğin ilk safhada dönersermaye uygulamasının faturalama kısmından başlanarak, alacaklarıntakibi, muhasebe, stok, ambar, klinik, poliklinik, Laboratuar, Eczane,Radyoloji zincirlemesi içerisinde sonuca gidilir. Böyle bir yaklaşımla,modül bazında eğitim programı kolaylıkla uygulanabilir ve son aşamayakadar kuruluş içerisindeki faaliyetlerin oturtulması sağlanır.
Modüleryapının sağladığı diğer bir avantaj, bütünlüğün korunması için merkezibir yapı gerektirmemesidir. Bu yapı ile hizmet veren birimler bizzathizmet sunan birim olarak kendi modülleri ile, ilişkin hizmetler içindiğer birimlerle veya diğer birimlerden aldıkları hizmetlefaaliyetlerini sürdürebileceklerdir. Böyle bir yapı ilk yatırımmaliyetini büyük ölçüde düşürecektir.
KAYNAKLAR1. Ak B. 1993. " Hastane Yönetim Bilgi Sistemleri", Kamu Çalışanları Dergisi, Sayı: 35, Ankara,
2. Arnold R, Hill H, Nichols A. Modern Data Processing, John Wiley Sons, Inc., New York, 1972.
3.Austin J C. Information Systems for Health Services Administration,Third Edition, Health Administration Press Ann Arbor, Michigan. 1988.
4.Ball J Marion S J. "Information System the Status Level 1 " Hospital,Journal of The American Hospital Association, (April), Atlantic City,ss. 179-186, 1980.
5. Balsley M. Minicomputers Updates FoodPrices Weekly, Hospital, Journal of The American Hospital Association,(June), Atlantic City, ss.76-77, 1980.
6. Beckman E.Observation on Computers in an Intensive Care Unıt, Heart and Lung,Healt Care Management, Volume:l3, No: 3, Spring, ss.42. 1981.
7. Berman J H, Weeks E L. The Financal Management of Hospitals, 2nd ed. Ann Arbor, Michigan, 1974.
8.Bleich H. (1985), " Clinical in a Teaching Hospital " The New EnglandJournal of Medicine, Volume:l3 No: 2, Boston, ss. 33-35.
9. Boer G. A Decision Oriented Information System " Journal of Systems Management, New Jersey ss.36-39, 1972.
10. Bocchino W A. Management Information Systems, PrenticeHall Inc., Englewood Cliff, New Jersey, 1974.
11.Clemans W. Management Information System Ensures MaintanceCoordination, Hospital, Journal of The American Hospital Association,(April), Atlantic City, ss.79-81, 1979.
12. Collen M.Periodic Health Examination Using an Automated Multıtest Laboratory,Hospital, Journal of the American Hospital Association, (March),Atlantic City, ss.142-145, 1966.
13. Davis G B. ManagementInformation System Conceptual Fondations, Structure and Development,McGraw Hill, New York, ss.4-5, 1974.
14. Dieter B. Flexible Budgeting in Healthcare, Computers in Healthcare, AUPHA Press Ann Arbor, Michigan, ss.71-72, 1987.
15.Esen Ö. İşletme Yönetiminde Sistem Yaklaşımı, İstanbul Üniversitesiİşletme Fakültesi Yayın No: 256 İstanbul, ss.111-117, 1990.
16. Gupta R. Electronic Information Processing, MacMillan Company, 2nd. Edition, ss.2-3, New York, 1971.
17. Hartman W, Mathess H, Proine A. Management Informationy Systems, Handbook, Mc Graw Hill, New York, ss. 28-32(1978).
18. Hatcher M. A Micro Computer Productivity Management System, Hospital Topics, Sept-Oct.,ss.8-11, 1981.
19.Kalıpsız O. Tıpta Bilgisayar Kullanımı, Yayınlanmamış Doktora Tezi,İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi, İstanbul, 1989.
20. Kılan N K. Bilişim ve Bilgi Üretimi, Bilişim' 76 Bildirileri, TBD Yayınları No: 3, Ankara, 1976.
21.KöksalA. Tasarım, Kuruluş ve İşletim İlişkileri, Yöneylem AraştırmasıBildirileri, Yönetim Bilişim Yayınları, Ankara, ss.28-32, 1976.
22. Long S. Modern Methods of Data Analysis, Newbury Park, Sage Publication, California,1989.
23. Mishelevich D. Medical Record Control and The Computer, Topics in Health Record Management, December, ss.47-55, 1985.
24. Olson H M. Management Information Systems, 2nd Edition. Mc Graw Hill, New York 90, 1985.
25. Orilia S L. Introduction to Business Data Processing, Grolier Business Library, New York, 1986.
26.Özcan I. Bilgisayar Destekli Hastane Yönetim Bilgi Sistemleri ve ÖrnekOlaylar, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, YayınlanmamışDoktara Tezi, İstanbul, 1993.
27. Pocker L. Automation in ThePersonnel Department Hospital, Journal of The American HospitalAssociation, (October), Atlantic City, ss.45-46, 1971.
28. Pressman S R. Software Engineering, Mc Graw Hill Comp.,New York 1987.
29. Reynolds G W. Introduction to BusinessTelecommunication, 2nd Edition, Columbus: C.E. Merrill Pub. Co., Boston 1988.
30. Sanders H D. Computer in Business,III.Ed., Mc Graw Hill Kogausha Ltd., Tokyo 91, 1975.
31.Scalfani J, Ramkisson R. The Acquisition of Laboratory InformationSystem, Journal of Medicine Systems, Vol. 5 No: 4, ss.281-303, 1981
32. TheConference Board Inc. Information Technology Some Critical İmplications for Decision Makers.,New York, ss.202-207, 1972.
33.Thibodaux T T. Financial Management, Computer Based Information System,Hospital, Journal of The American Hospital Association , (March),Atlantic City, ss.187-189, 1973.
34. Ülgen H. İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Yayın No: 225, İstanbul, 92, 1990.
35.Witmer D. Mansfield E. Outpatient Registration Contralized, Hospital,Journal of The American Hospital Association,(August), Chicago,ss.68-70, 1969
36. Wood T, Lamantagne C. Computer Assist AdvanceBed Bookings, Hospital, Journal of The American Hospital Association,(March), Atlantic City, ss.67-69, 1969.
37. Yeldan D. Bilişim Sistemleri, Çağdaş İşletmecilik Sempozyumu, İşletme Bilim Uzmanları Derneği, Ankara, ss.21-25, 1991.
